1 chuyến đi được chuẩn bị như thế nào? Khi du khách bước lên xe và nhận nụ cười chào đón từ hướng dẫn viên, đó là lúc đội ngũ Đại Nam khép lại 70% khối lượng công việc. Một chuyến đi không tự nhiên mà suôn sẻ. Nó là kết quả của hàng trăm cuộc điện thoại, những bảng tính Excel dày đặc và những kịch bản ứng phó rủi ro được chuẩn bị từ nhiều tháng trước. Hãy cùng Đại Nam Travel “mở cánh cửa hậu trường” để thấu hiểu tâm huyết của người điều hành đằng sau mỗi hành trình thành công.

Giai đoạn tiền kỳ: Xây dựng khung xương và linh hồn cho chuyến đi

Nhiều người lầm tưởng rằng làm tour chỉ đơn thuần là đặt vé máy bay và giữ chỗ khách sạn. Thực tế, đây là một quá trình “may đo”  tỉ mỉ. Tour miền Tây chúng tôi sẽ đi về các tỉnh miền Tây như Bến Tre, Mỹ Tho, Châu Đốc, An Giang, Bạc Liêu, Cà Mau… Tour nước ngoài chúng tôi sẽ đến Nhật Bản, Singapore, Campuchia, Trung Quốc… Tour miền Trung chúng tôi đi khảo sát Nha Trang, Phú Yên, Quy Nhơn, Hội An, Huế… Mỗi điểm đến chúng tôi đều sàng lọc khắt khe trước khi gửi đến khách hàng. Các bước chuẩn bị cho chuyến du lịch bao gồm:

Khảo sát thực địa

Trước khi một tour mới được tung ra thị trường, đội ngũ thiết kế tour của Đại Nam phải trực tiếp lên đường. Họ không đi chơi mà đi “soi”:

• Thử đồ ăn: Chúng tôi vào bếp xem nhà hàng có sạch không? Định lượng suất ăn có đủ no không? Quan trọng nhất là hương vị có phù hợp với khẩu vị vùng miền của khách hay không?
• Đo quãng đường: Từ khách sạn ra điểm tham quan mất bao lâu vào giờ cao điểm thì như thế nào? Nếu kẹt xe làm khách mệt, Đại Nam sẽ cần phải đổi lộ trình hoặc lùi giờ xuất phát.
• Kiểm tra khách sạn: Không chỉ nhìn sảnh chờ sang trọng, đội ngũ Đại Nam còn vào tận phòng để kiểm tra áp lực nước vòi sen, độ cách âm của cửa sổ và cả số lượng ổ cắm điện. Chính những chi tiết nhỏ ấy sẽ nhưng định sự thoải mái của khách.

Mối chuyến đi thành công là kết quả của sự chuẩn bị tỉ mỉ

Tính toán giá thành sao cho tối ưu nhất

Đây là “trận chiến” của những con số. Làm sao để có một mức giá cạnh tranh nhưng dịch vụ vẫn phải chất lượng? Đại Nam phải làm việc với hàng chục nhà cung cấp để có được mức giá tốt nhất. Mỗi chênh lệch đều được tính toán để đảm bảo bảo hiểm du lịch cho khách là loại tốt nhất và bữa ăn luôn có đủ món đặc sản địa phương.

Từ những tính toán kỹ lưỡng này chúng tôi có thể thiết kế được những combo tour, tour hành hương, những tour du thuyền đảm bảo tiết kiệm ngân sách và trải nghiệm tương xứng.

Thiết kế kịch chương trình

Một hành trình thông minh phải có nhịp điệu riêng. Có lúc cao trào với các hoạt động sôi nổi, có lúc trầm lắng để du khách nghỉ ngơi. Chương trình được tính toán từng điểm dừng chân, từng góc chụp ảnh đẹp nhất theo hướng nắng để du khách có ảnh "triệu like".

Công tác điều hành tour: Biến kế hoạch thành thực tế

Khi tour đã được bán ra, câu hỏi 1 chuyến đi được chuẩn bị như thế nào bước sang giai đoạn quan trọng. Đây là lúc bộ phận điều hành bận rộn nhất. Những dòng chữ trên giấy nay trở thành hiện thực.

Ma trận Booking

Mỗi đoàn khách là một bộ hồ sơ khổng lồ. Theo đó, người điều hành cần phải:

• Xác nhận lại lần cuối với hãng hàng không về danh sách tên (Name list) để không sai sót.
• Sắp xếp ai nằm với ai, phòng twin hay phòng double? Khách nào cần phòng gần thang máy vì đau chân? Khách nào cần phòng yên tĩnh để làm việc?
• Nếu tour kéo dài 5 ngày, đơn vị phải đảm bảo 10 bữa chính không bị lặp lại món ăn. Nếu bữa trưa ăn cá, bữa tối phải là thịt.

Tuyển chọn hướng dẫn viên

Hướng dẫn viên (HDV) chính là bộ mặt của công ty. Do đó, việc chọn HDV không bao giờ là ngẫu nhiên.

• Với đoàn khách lão thành, Đại Nam sẽ chọn những người điềm đạm, giỏi chăm sóc sức khỏe.
• Với đoàn Incentive (khen thưởng) của doanh nghiệp, Đại Nam sẽ có những "cỗ máy năng lượng" giỏi hoạt náo.

Trước ngày đi, điều hành sẽ bàn giao “hồ sơ mật” về đoàn cho HDV, lưu ý những vị khách khó tính hoặc những yêu cầu đặc biệt từ phía đối tác.

Tuyển chọn hướng dẫn viên là tuyển đại sứ của doanh nghiệp

Công tác hậu cần

Tour trọn gói lo từ A đến Z, từng chiếc mũ, từng thẻ đeo hành lý, cho đến túi y tế dự phòng. Trên xe luôn có đủ nước suối, khăn lạnh và cả những vật dụng không ngờ tới. Chẳng hạn như: sạc dự phòng, ô che nắng, hay thậm chí là vài chiếc kim mất khuy áo cho khách. Sự chuyên nghiệp nằm ở chỗ du khách cần gì, Đại Nam có nấy.

Giai đoạn "Thực chiến": Xử lý biến số và Chăm sóc hậu kỳ

Khi hành trình bắt đầu, 1 chuyến đi được chuẩn bị như thế nào? sẽ thể hiện rõ nhất. Xe lăn bánh cũng là lúc điều hành chuyển sang chế độ cảnh giác cao độ). Trong du lịch, điều duy nhất cố định chính là sự thay đổi.

Quản trị rủi ro 24/7

Bất kể ngày hay đêm, bộ phận điều hành luôn giữ điện thoại bên mình. Bởi bất kỳ lúc nào, sự cố cũng có thể ghé thăm.

• Sự cố khách quan: Chuyến bay bị delay, đường cao tốc bị sạt lở, hay một cơn mưa bão bất chợt làm hủy tour đảo. Lúc này, "Option B" đã chuẩn bị từ bước 1 sẽ được kích hoạt ngay lập tức. Điều hành phải xoay xở đặt lại nhà hàng, đổi vé tham quan trong vòng "một nốt nhạc" để khách không cảm thấy bị gián đoạn.

Chuẩn bị nhiều option cho những trường hợp có thể xảy ra

• Sự cố cá nhân: Khách bị ngộ độc thực phẩm (dù không phải do tour), khách bị mất hộ chiếu,... HDV sẽ là người xử lý tại hiện trường. Tuy nhiên, văn phòng là nơi kết nối với đại sứ quán, bệnh viện và bảo hiểm để lo liệu thủ tục nhanh nhất.

Giai đoạn hậu kỳ

1 chuyến đi được chuẩn bị như thế nào không chỉ là giai đoạn ban đầu. Khi khách về đến nhà an toàn, công việc vẫn chưa kết thúc. Đại Nam luôn đọc kỹ từng tờ nhận xét từ khách hàng. Một lời khen là động lực, nhưng một lời góp ý về cơm khô hay xe hơi ồn sẽ là bài học xương máu để đơn vị làm việc lại với nhà cung cấp.

1 chuyến đi được chuẩn bị như thế nào chính là yếu tố âm thầm quyết định mức độ thành công của cả hành trình. Đằng sau mỗi trải nghiệm trọn vẹn là sự phối hợp nhịp nhàng của rất nhiều con người và công đoạn. Tất cả cùng hướng đến một mục tiêu chung: mang lại cảm xúc tốt nhất cho du khách. Hãy liên hệ hotline hoặc đến trực tiếp văn phòng của chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất.

Văn phòng Hà Nội

Số 128, phố Trung Kính, phường Yên Hòa, TP. Hà Nội

Hotline:  02432272555 - Zalo: 0948895836

Văn phòng Tp.HCM

19 đường Hoàng Diệu, Quận 4, TP. HCM.

Hotline:  02432272555 - Zalo: 0948895836